Pencarian Informasi

Pencarian informasi adalah proses pemilihan informasi dari sebuahpenyimpanan. Proses ini menjadi semakin bergantung pada mekanisme fisika - khususnya, pada komputer-komputer dan alat-alattelekomunikasi-dan rancangansistem pencarian informasi yang berdasar pada perangkat fisika yang telah menjadi suatubagian penting dari teknologi informasi yang diterapkan. Dalam bab ini kami sajikan tinjauanringkas yang sebenarnya dari praktek pencarian informasi. Sebagai latar belakang untuk dua bab orientasimasalahberikut.

5.1 Entitas yang disimpan dan dicari

Informasi yang diperlukan oleh penyelidik mungkin faktual dan konseptual -nilai dari ciri fisik, rincian dari metode teknis, deskripsi perangkat, sebuah aquation untuk hubungan antar variabel-variabel, ide-ide di balik teori fisika, dll. Dengan demikian fakta dan ide-ide dapat benar-benardiserap, keduanya  menjadi informasi bagi penerima.

Di lainsisi, informasi yang disimpan dalam sistem pencarian merupakan dalam bentuk berurutan, catatan fisika berhubungandengantanda-tandagrafis(nomor, teks, gambar, dll) yang membawa konten yang penuharti bahwa penerima dapat mengartikannya. Catatan dalam sistem pencarian bermacam-macam, misalnya:

1.      Data kuantitatif dan kualitatif tentang variabel-variabel penting;

2.      Teks (termasuk ilustrasi) pada setiap jenis subjek;

3.      Gambar, grafik, diagram, peta, dan materi-materi grafis lainnya;

4.      Program komputer;

5.      Deskripsi objek -misalnya, mineral, peralatan laboratorium, peralatan industri;

6.      Nama dan lokasi – meliputi orang, lembaga, produsen;

7.      Referensi bibliografi -yaitu penunjuk identitas dan lokasi teks di mana salah satu dari jenis di atas mungkin informasi akan dapat ditemukan.

Proses total pencarian informasi sering dilakukan dengan beberapa tahap. Untuk memberikan contoh yang kompleks, sebuahpencarianuntuk beberapa data kuantitatif pada ciri-ciri bahan yang dhasilkan mungkin memerlukan serangkaian langkah-langkah:

1.      Cari bibliografi untuk referensi teks-teks tentang materi;

2.      Tentukan teks dan temukan salah satu yang memberikan nama produsen dansatulagi yang menyebutkan basis data komputer yang berisi data pada bahan;

3.      Cari direktori untuk menemukanprodusen dan basis data;

4.      Hubungi produsen dan terima brosur yang berisi data yang relevan;

5.      Akses basis data dan ambil data lebih lanjut

Olehkarenaitupenyimpanandanpencarianentitasadalah 'pesan' dari jenis yang ditunjukkan di atas.Tergabung dalam setiap pesan merupakansatu petunjukatau lebihatau 'istilah indeks' dimana isi dari pesan tersebut ditandai dan melalui istilahtersebutmungkindapat diambil.

Masalah teknis daripencarian informasibersangkutan dengan penyusunan yang efisien dari pesan-pesan simpanandan pilihan serta manipulasi kunci pencarian. Keanekaragamandan kerumitan masalah ini telah meningkat dengan perkembangan sistem pencarian yang berdasarkan pada komputer.

Bibliografi

Vickery, Brian & Vickery, Alina. 1987. Information Science: in Theory and Practice. London: Butterworth

Teori Penemuan Informasi : Information Seeking Theory

A.    Pengertian

Sebelum membahas teori penemuan informasi alangkah baiknya jika kita mengetahui apa yang disebut dengan informasi. Beberapa ahli merumuskan definisi informasi, salah satunya yaitu Krikelas. Menurut Krikelas informasi adalah suatu rangsangan yang menciptakan ketidakpastian, membuat seseorang sadar akan kebutuhan dan menciptakan suatu perubahan dalam tingat derajat tertentu.

Penemuan informasi sangat penting karena informasi telah menjadi kebutuhan bagi setiap diri manusia. Seseorang akan melakukan penemuan informasi karena adanya sebuah kebutuhan, kebutuhan informasi ini didorong oleh keadaan diri seseorang  dan  peran  dalam  lingkungannya. Hal ini muncul jika seseorang merasa bahwa pengetahuan yang dimiliki kurang dan ada hasrat untuk memenuhi pengetahuannya tersebut dengan cara menemukan informasi yang diinginkan. Selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menambah pengetahuan dalam hal pekerjaan, lingkungan (seseorang tersebut berada), untuk mengambil keputusan, dan lain sebagainya.

Menurut Wilson, Perilaku  Penemuan  Informasi  (Information  Seeking  Behaviour)  merupakan upaya menemukan dengan tujuan tertentu sebagai akibat dari adanya kebutuhan untuk memenuhi tujuan tertentu. Dalam upaya ini, seseorang dapat saja berinteraksi  dengan  sistem  informasi  hastawi  (misalnya,  surat  kabar,  majalah, perpustakaan), atau yang berbasis komputer (misalnya, World Wide Web atau  internet).

Teori perilaku penemuan informasi tergolong dalam teori modern yang kemudian berkembang menjadi teori model perilaku informasi manusia dan kebutuhan informasi. Model perilaku tersebut antara lain model perilaku informasi Davit Ellis, model perilaku informasi Krikelas, model perilaku penemuan informasi Kulthau model penemuan informasi Marchioni dan teori kebutuhan informasi Taylor.

B.     Proses Penemuan Informasi

Menurut Wilson penemuan informasi diawali dengan kebutuhan informasi oleh pengguna, dari kebutuhan tersebut maka pengguna akan mencari kebutuhan informasinya. Dalam hal ini Ellis membedakan pencarian informasi, seeking behaviour dengan searching behaviour. 

1.      Seeking  behaviour  adalah  aktivitas  pencarian  informasi  dimana  pencari informasi  (information  seeker)  belum  mengetahui  proses  dalam  pencarian, contohnya pencari informasi hanya mencoba-coba atau mebuka situs-situs tertentu untuk menemukan informasi sesuai kebutuhannya.

2.      Searching behaviour adalah proses  pencarian informasi  dimana  pencari  informasi  (information  seeker)  mengetahui  proses, tahap, atau cara dalam menemukan informasi sehingga informasi yang dibutuhkan relevan.

Model Penemuan Informasi (Information Seeking Model) menurut Wilson (1981) dan Krikelas (1983):

1.      Wilson (1981)

Menurut Wilson proses penemuan informasi berawal dari seorang pengguna membutuhkan informasi, dari kebutuhan ini maka timbul Perilaku Penemuan Informasi (Information Seeking Behaviour). Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan maka pengguna akan mencari melalui sistem informasi atau melalui sumber-sumber informasi lainnya. Dari perilaku penemuan informasi ini akan ada dua kemungkinan, yaitu sukses atau gagal. Dapat dikatakan sukses apabila pengguna menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan, dan dikatakan gagal apabila pengguna tidak menemukan informasi yang sesuai kebutuhan atau bahkan tidak mendapatkan informasi sama sekali. Selanjutnya pengguna akan memanfaatkan informasi yang diperoleh tersebut. Dari sinilah akan diketahui, apakah pengguna puas atas informasi yang didapatkan atau sebaliknya. Dibawah ini adalah Model Penemuan Informasi menurut Wilson (1981).

2.      Krikelas (1983)

Menurut Krikelas (1983) Model Penemuan Informasi (Information Seeking Model) yaitu diawali dengan adanya sebuah kebutuhan yang didasari atas kegiatan atau kebutuhan di lingkungan sekitar. Dimana Krikelas membedakan dua kebutuhan, yaitu kebutuhan yang bersifat dapat ditunda dan kebutuhan yang bersifat segera. Untuk kebutuhan yang bersifat segera, pengguna akan langsung mencari melalui sumber-sumber referensi, baik yang bersifat intern maupun ekstern. Intern misalnya melalui memory dari file-file pribadi dan melaui observasi langsung yang sifatnya terstruktur. Sedangkan yang ekstern melalui kontak langsung antarpribadi dan dari literatur-literatur yang telah ada. Informasi yang telah diperoleh selanjutnya akan disimpan baik dalam bentuk memory (ingatan) atau dalam file-file pribadi. Dibawah ini adalah Model Penemuan Informasi menurut Krikelas (1983).

C.     Hambatan dalam Penemuan Informasi

Menurut Wilson hambatan-hambatan dalam penemuan informasi adalah:

1.      Hambatan Internal

a.       Hambatan kognitif dan psikologis

1.      Disonansi kognitif

Disonansi kognitif adalah gangguan  yang terkait motivasi individu dalam berperilaku. Konsep ini mengemukakan bahwa adanya kognisi yang  sedang  berkonflik  membuat  individu  merasa  tidak  nyaman, akibatnya mereka akan berupaya memecahkan konflik tersebut dengan satu atau beberapa jalan penyelesaian.

2.      Tekanan selektif

Individu  cenderung  terbuka  dengan  gagasan  yang  sejalan  dengan minat,  kebutuhan,  dan  sikap  mereka.  Secara  sadar  atau  tidak  sadar manusia  sering  menghindari  pesan  yang  berlawanan  dengan pandangan dan prinsip mereka.

3.      Karakteristik emosional

Hambatan  ini  berkaitan  dengan  kondisi  emosional  dan  mental seseorang ketika menemukan informasi.

b.      Hambatan demografis

1.      Tingkat pendidikan dan basis pengetahuan

Hambatan  dalam  hal  bahasa  ditemui  dalam  beberapa  penelitian perilaku  penemuan  informasi.  Semakin  rendahnya  pendidikan  maka semakin rendah juga tingkat penguasaan pencarian informasi mereka.

2.      Variable demografi

Perilaku  penemuan  informasi  dipengaruhi  oleh  atribut  social kelompok  (karakteristik  dan  status  social  ekonominya).  Atribut  ini berpengaruh  pada  metode-metode  yang  diunakan  dalam  menemukan informasi.

3.      Jenis kelamin

Jenis  kelamin  biasanya  mempengaruhi  hambatan  dalam  perilaku pencarian  informasi.  Antara  lelaki  dan  perempuan  memiliki  cara pencarian yang berbeda.

c.       Hambatan interpersonal

Penelitian  yang  menyebutkan  bahwa  mahasiswa beralasan  bahwa pustakawan  tidak  mampu  memuaskan  kebutuhan  mereka,  karena mereka  kurang  memahami  keinginan  pengguna.  Adanya  kesenjangan pengetahuan  antara  komunikan  dan  komunikator  dapat  menjadi  salah satu alasan terjadinya gangguan dalam komunikasi interpersonal.

d.      Hambatan fisiologis

Hambatan  ini  dapat  berupa  cacat  fisik  dan  mental,  baik  karena bawaan lahir atau karena faktor lain.

2.      Hambatan Eksternal

a.       Keterbatasan waktu

Terbatasnya  waktu  dapat  menjadi  hambatan  dalam  penemuan informasi,  aktivitas  yang  padat memungkinkan  berkurangnya waktu untuk menemukan informasi yang dibutuhkan.

b.      Hambatan geografis

Jauhnya  sumber  informasi  dari  lokasi  juga  menjadi  penghambat dalam kegiatan pencarian informasi seseorang.

c.       Hambatan yang berkaitan dengan karakteristik sumber informasi

Teknologi baru, seperti internet, bagi sebagian orang juga dianggap masih menyimpan  kekurangan,  antara  lain:  menyajikan  informasi yang terlalu banyak, namun dinilai kurang relevan. Tidak menutup kemungkinan  mereka  yang  sering  menggunakan  internet  pun  mengalami kendala serupa.

Bibliografi

Information Seeking Models and Theories, diakses tanggal 04 Desember 2013, pada http://www.slideshare.net/guestab667e/information-seeking-theories-and-models

Puri, Chemmy Trias Sekaring. 2013. Pola Perilaku Penemuan Infromasi (Information Seeking Behaviour) Mahasiswa Bahasa Asing di Universitas Airlangga, diakses tanggal 04 Desember 2013, pada http://journal.unair.ac.id/filerPDF/Jurnal%20Chemmy.pdf

Rivai, Rivalna. 2011. Perilaku Pencarian Informasi Pejabat di Fakultas Tarbiyah Institut Agama Islam Negeri Ambon, diakses tanggal 04 Desember 2013, pada  http://lontar.ui.ac.id/file?file=digital/20317303-T31557-Perilakupencarian.pdf

Vanni, Putri Achlina Titi dkk. 2012. Perilaku Pencarian Informasi dalam Bentuk Ebook Dikalangan Mahasiswa, diakses tanggal 04 Desember 2013, pada http://journal.unpad.ac.id/ejournal/article/download/.../pdf

Contoh Desain Perpustakaan Perguruan Tinggi Dua Lantai

Mohon koreksinya, Semoga bermanfaat :)

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP

Arsip merupakan alat komunikasi kedinasan, referensi dalam merumuskan kebijakan, dan alat bukti akuntabilitas penyelenggaraan negara yang pada saatnya nanti akan menjadi bahan pertanggungjawaban nasional. Sehingga perlu dilakukan klasifikasi keamanan dan akses arsip, hal ini bertujuan untuk memudahkan pencipta arsip dalam mengenali jenis-jenis arsip dan mengetahui ketersediaan arsip dengan cara mengelompokan arsip kedalam unit penemuan berdasarkan fungsi/kegiatan organisasi.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip ini ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Klasifikasi keamanan arsip merupakan pengkategorian/ penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik serta perorangan. Sedangkan, klasifikasi Akses Arsip adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

Pengamanan Arsip sendiri merupakan program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya. Dan tingkat klasifikasi keamanan arsip merupakan pengelompokkan arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan, apabila informasi yang terdapat didalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak. Adapun tingkatan klasifikasi keamanan arsip adalah sebagai berikut:

a.       Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa. 

b.      Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.

c.       Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

d.      Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

Akses dalam kearsipan memiliki arti  yang berbeda dengan kehidupan sehari-hari. Arti akses dalam kearsipan merupakan ketersediaan media arsip (file, skrip, naskah, ataupun media arsip lain) untuk dibaca atau digunakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip. Kemudahan dan kemampuan seorang arsiparis untuk menyajikan dan memberikan layanan arsip dan media arsip yang diminta oleh pengguna sangat diperlukan untuk memberikan layanan yang terbaik. Sehingga sangat disarankan untuk menata dan menyusun arsip dengan baik dan rapi. Akses kearsipan ini harus memenuhi standar dan menuruti tata cara serta Undang-Undang atau Hukum yang berlaku.

Akses kearsipan memiliki syarat-syarat sebagai berikut:

a.       Ketersediaan Arsip

b.      Memenuhi kaidah atau peraturan perundangan yang berlaku

c.       Ketersediaan sarana penemuan arsip

d.      Harus mempertimbangkan faktor keamanan arsip

e.       Pembatasan pada arsip yang tidak terbuka untuk umum

Dalam aksesibilitas, jenis arsip harus diperhatikan, yaitu arsip terbuka untuk umum dan arsip yang tidak terbuka untuk umum. Sehingga aksesibilitas harus memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku, tingkat kerahasiaan arsip, perlindungan terhadap privasi individu pada batasan-batasan yang dibuat, pencipta arsip tersebut, ketersediaan sarana penemuan kembali arsip tersebut, kondisi fisik arsip, dan tingkat keamanan arsip tersebut.

Akses ini terkait dengan pelayanan informasi kearsipan, apabila akses arsip dapat dilakukan dengan baik dan lancar maka pengguna akan merasa puas dengan layanan tersebut.

Bibliografi:

http://bctembilahan.beacukai.go.id/content/dokumen/20130805113806_Perka%20ANRI%20No%2019%20Tahun%202012%20tentang%20Ped.%20Penyusunan%20Klasifikasi%20Arsip.pdf diakses pada 05/11/2013

http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/klasifikasi-keamanan-dan-akses-arsip.html diakses pada tanggal 05/11/2013

http://www.bpadjogja.info/file/47b91ac2069a6603dfd458f61ae3af7e.pdf diakses pada tanggal 04/11/2013

Semoga bermanfaat ya... *_^