Perencanaan dan Pengembangan Suksesi Memastikan Masa Depan Perpustakaan(Succession Planning and Development Ensuring the Library’s Future)

Sebuah perpustakaan perlu mengidentifikasi, menilai dan mengembangkan kualitas untuk memastikan kepemimpinan dan kontinuitas manajemen di seluruh bagian atau bidang di sebuah perpustakaan. Dengan begitu pustakawan maupun pegawai tersebut merupakan orang yang tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat pula, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan atau tugas yang diembannya secara lebih baik karena sesuai dengan kemampuan masing-masing pustakawan maupun pegawai yang ada di perpustakaan tersebut. Disebutkan bahwa pengalaman kerja dapat membangun kompetensi seseorang. Perpustakaan dengan serangkaian proses perencanaannya, memahami bahwa hal ini dapat membangun kekuatan bangku dengan mengembangkan staf di semua tingkatan.

Perencanaan suksesi dalam buku ini didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh perpustakaan untuk menjamin kelangsungan di posisi kunci/penting, mempertahankan dan mengembangkan modal intelektual dan pengetahuan di masa depan, dan mendorong kemajuan individu. Hal ini mendorong untuk menyelaraskan staf dan kepemimpinan sesuai dengan visi dan tujuan strategis perpustakaan.

William J. Rothwell menyebutkan bahwa perencanaan suksesi secara komprehensif,  mengantisipasi perubahan manajemen dan membuat rencana strategis dengan menempatkan "orang yang tepat. . . di tempat yang tepat. . . pada saat yang tepat untuk melakukan hal yang benar. " Artinya Perpustakaan telah mempersiapkan apa pun yang mungkin terjadi di masa mendatang.

Perencanaan suksesi lebih dari perencanaan kontingensi. Artinya menilai posisi kunci (bukan hanya posisi manajemen puncak, tapi semua spesialisasi dan bidang keahlian) yang bisa menjadi kosong dalam waktu dekat serta memberikan pelatihan, mentoring, penugasan khusus, dan peluang-peluang pengembangan lainnya sehingga anggota staf siap untuk bergerak ketika tiba saatnya. Hal ini sama-sama penting untuk di kembangkan baik perpustakaan kecil maupun besar.

Berbeda dengan perusahaan atau industri swasta yang merekrut manajernya dari lulusan manajemen, yang menjadi manajer di perpustakaan adalah dari kepustakawanan itu sendiri. Meskipun dalam hal ini pustakawan jarang mendapat instruksi secara formal untuk melakukan serangkaian proses manajemen secara keseluruhan. Pustakawan di Amerika Serikat pensiun pada umur 65 tahun. Berdasarkan penelitian, banyak pustakawan di sana yang pensiun antara tahun 2015-2020, yaitu ketika lebih dari 45% pustakawan akan mencapai usia pensiun. Untuk sekarang, gelombang pensiun terbesar diperkirakan akan terjadi antara tahun 2010-2020, alhasil terjadi defisit potensi lulusan ilmu perpustakaan dan informasi antara tahun 2015-2019. Selain itu, di luar sana individu dipaksa untuk bersaing dalam peluang tenaga kerja dengan meninggalkan perpustakaan untuk padang rumput hijau di tempat lain. Jika hal ini terjadi secara berkelanjutan maka akan terjadi krisis kepemimpinan dan kurangnya tenaga profesional dalam bidang kepustakawanan.

"The Future of Librarians of the Workforce" Study (www.libraryworkforce.org), oleh Dr José-Marie Griffiths yang didanai oleh Institut Museum and Library Services. Salah satu tujuan penelitian adalah untuk mengidentifikasi kekurangan tenaga kerja diantisipasi di bidang ilmu perpustakaan dan informasi yang mungkin timbul dari pensiun kerja selama dekade berikutnya. Menyatakan bahwa perpustakaan mengalami kekurangan tenaga kerja. Sehingga, perpustakaan harus mempercepat melakukan perencanaan dan pertimbangan tentang bagaimana mereka akan menghadapi kenyataan tersebut. Walaupun dampaknya perpustakaan akan memaksa beberapa pekerja yang lebih tua untuk menunda pensiun dalam jangka pendek atau bahkan jangka panjang.

Perencanaan secara suksesi adalah hal yang tepat, memastikan kontinuitas untuk semua bagian, termasuk anggota masyarakat yang mengandalkan program dan jasa layanan perpustakaan. Dengan perencanaan suksesi perpustakaan akan menyediakan staf yang berkualitas yang mampu bersaing secara efektif untuk segala posisi yang tersedia dan menyediakan karyawan yang berpotensi tinggi. selain itu mempersiapkan mereka untuk melangkah ke tantangan baru dan posisi kepemimpinan di masa mendatang. Perencanaan suksesi juga menyediakan untuk transfer pengetahuan dari para ahli, karyawan yang berpengalaman untuk generasi baru dari sebuah kepemimpinan dan lain-lain. Sehingga tidak akan kehilangan informasi penting dari para staf yang sudah berpengalaman.

Perencanaan suksesi merupakan nilai tambah bagi setiap organisasi, karena dapat meminimalkan kehilangan produktivitas dan keahlian. Pengeluaran dapat dikendalikan karena kemampuan pihak internal memiliki pengetahuan yang mendalam tentang lembaga yang dapat dikembangkan sendiri bukan direkrut dari luar. Hal ini juga dapat berguna dalam perekrutan. Sebuah perpustakaan dengan program perencanaan dan pengembangan suksesi akan terlihat lebih menarik bagi calon eksternal. Perencanaan suksesi adalah alat penting untuk melaksanakan rencana strategis perpustakaan.

Dibawah ini adalah ide-ide tambahan berdasarkan pendapat beberapa orang:

1.      Perencanaan suksesi bukanlah tujuan utama. Ini adalah alat untuk mencapai tujuan. Perencanaan suksesi merupakan langkah penting untuk mencapai tujuan perpustakaan dan rencana strategis. Hal ini merupakan cara untuk memastikan bahwa pihak perpustakaan memiliki orang yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, serta melakukan pekerjaan yang tepat.

2.      Perencanaan dan pengembangan suksesi membantu secara sistematis mengidentifikasi dan mengembangkan staf yang berpotensi tinggi untuk posisi penting.

3.      Baby boomer yang pergi merupakan sumber penyimpan banyak pengetahuan dan sejarah organisasi. Hal ini penting untuk mentransfer sebagai modal intelektual, karena setelah menghilang tidak dapat dipulihkan.

4.      Rekrutmen tidak akan semudah dulu. Pustakawan memiliki lebih banyak pilihan pekerjaan untuk mengambil posisi yang jauh lebih menguntungkan.

5.      Penting untuk mengembangkan staf dalam memenuhi kesulitan mengganti karyawan di posisi penting. Sebagai pelayan yang baik dari dana publik, kita juga harus mempertimbangkan biaya pergantian, yang merupakan biaya yang harus dihindari dalam banyak kasus. Biaya pergantian dapat hingga sebanyak dua kali gaji dan tunjangan dari orang yang meninggalkan posisi tersebut.

6.      Terlepas perencanaan suksesi di tingkat kepemimpinan, seseorang akan terhalang tanpa program perencanaan suksesi yang menggabungkan pengembangan bakat di semua tingkatan, termasuk penciptaan budaya yang menumbuh kembangkan dan retensi karyawan.

 Semoga bermanfaat ^_^

Bibliografi:

Singer, Paula M. & Griffith, Gail. 2010. Succession Planning in the Library: Developing Leaders, Managing Change. Chicago: American Library Assosiation, (Chapter 1: p. 1-14)