LAPORAN KEGIATAN MAGANG
DI BAGIAN PENGOLAHAN
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
DIPONEGORO
SEMARANG
Disusun
Oleh:
Shoimatun
(13040111120018)
Hastria Ningrum (13040111120006)
Agnesya
F. Damanik (13040111130031)
JURUSAN S1 ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2014
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Pesatnya
arus
informasi di era globalisasi
sekarang
ini
memang
tidak
dapat
dipungkiri
keberadaannya.
Situasi yang demikian
disebabkan
karena
perkembangan
dan
kemajuan yang dicapai
oleh
bidang
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi yang semakin
canggih
melalui
penemuan-penemuan
barunya yang terus-menerus
bermunculan
serta
mempengaruhi
pertumbuhan
informasi, termasuk
informasi
ilmiah.
Perkembangan
ini
terasa
semakin
cepat
karena
dipacu
oleh
adanya
kemudahan
dalam
penyebarluasan
informasi
baik
melalui media cetak
dan non cetak
maupun
melalui
jaringan internet dan
komputer.
Perpustakaan
harus
mampu
beradaptasi
dengan
perkembangan
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi.
Untuk
itu, selain
memegang peranan penting dalam pembangunan nasional dan merupakan sarana penunjang dalam pendidikan. Perpustakaan sebagai pusat penyedia informasi dituntut untuk dapat memberikan layanan informasi yang relevan, cepat, dan tepat bagi pemustaka. Sehingga dibutuhkan tenaga yang ahli atau yang dikenal “pustakawan”. Pustakawan adalah orang yang memahami seluk-beluk dunia
Perpustakaan dan memiliki latar belakang pendidikan dalam bidang Ilmu
Perpustakaan.
Seorang pustakawan harus mampu mengelola perpustakaan, agar perpustakaan itu dapat dinilaibaik dan menarik minat pengunjung untuk bias memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan
secara maksimal.
Tidak hanya kepandaian, kecerdasan dan kemampuan saja yang harus dimiliki untuk bersaing di dunia kerja, namun pengalaman kerja juga menjadi faktor yang penting yang perlu diperhatikan ketika nantinya akan memasuki dunia kerja. Persaingan dalam dunia kerja yang semakin ketat dan meningkatnya kualitas lulusan dari setiap tahunnya membuat seseorang harus bias beradaptasi dengan lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, perlu adanya kegiatan magang agar mahasiswa siap dalam memasuki dunia kerja. Kegiatan magang ini adalah suatu bentuk
pendidikan dengan cara memberikan pengalaman kerja bagi mahasiswa untuk berpartisipasi langsung dengan pekerjaan yang sesuai dengan
disiplin ilmu yang ditempuhnya. Jadi, dengan adanya kegiatan magang ini akan
menambah kemampuan mahasiswa
untuk mengamati, mengkaji serta menilai antara teori dengan kenyataan yang
terjadi di Perpustakaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan
kualitas managerial mahasiswa dalam mengamati permasalahan dan persoalan, baik
dalam bentuk aplikasi teori maupun kenyataan yang sebenarnya. Adanya kegiatan magang ini diharapkan
mahasiswa dapat menjadi Pustakawan yang profesional.
B. Tujuan
dan Manfaat
1.
Memperoleh pengalaman nyata dalam melakukan pekerjaan khususnya di bagian pengolahan bahan pustaka.
2.
Mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dari bangku
perkuliahan dengan menerapkannya dilapangan sebagai suatu sarana pembanding khususnya
di bidang pengolahan bahan pustaka.
3.
Melatih kemampuan dan keterampilan fisik maupun mental
Mahasiswa di tempat kerja.
4.
Memberikan pendidikan berupa etika kerja, disiplin,
kerja keras, profesionalitas didalam dunia Perpustakaan.
C. Waktu
Pelaksanaaan
Magang ini dilakukan di UPT Perpustakaan
Universitas
Diponegoro Semarang, mulai
tanggal 03 Februari 2014 -
28 Februari 2014 selama 20 hari. Dilakukan
pada
hari
kerja
Senin - Jum’at
dan
mulai
pukul 08.00 WIB – 12.00 WIB.
BAB II
GAMBARAN UMUM
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
DIPONEGORO
SEMARANG
A. Sejarah
UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro
Berdirinya UPT
Perpustakaan Universitas Diponegoro sudah dirintis sejak didirikannya
Universitas Semarang yang akhirnya menjadi Universitas Diponegoro, adapun perkembangan
UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro adalah sebagai berikut :
Pada tahun 1960
Perpustakaan berdiri dengan menempati ruangan di kampus Undip di Jl. MT
Haryono, Semarang dengan jumlah koleksi ± 500 ekesemplar, terutama buku bidang
hukum.
Pada tahun
1962Perpustakaan pindah ke kampus Pleburan dan menempati 1 (satu) ruangan di
Fakultas Hukum.
Pada tahun
1970Perpustakaan dipindahkan di ruang yang agak memadai dengan luas ± 200m2
yang terdiri atas 3 (tiga) ruang.
Pada tahun
1979 menempati
gedung Perpustakaan berlantai 3 dengan luas ± 3,000m2 yang diresmikan oleh
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Joeseop.
Pada tahun
1997Bersamaan dengan kepindahan kampus Undip dari Pleburan ke Kampus baru
Tembalang, Perpustakaan berlokasi di kompleks Gedung
Widya Puraya berlantai 5 (lima) dengan luas sekitar 6,125m2.
B. Visi
dan Misi
1. Visi
UPT Perpustakaan
Universitas Diponegoro
Visi dari UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro adalah
“Menjadi pusat layanan sumber pembelajaran dan riset
berbasis teknologi informasi”
2. Misi
UPT Perpustakaan
Universitas Diponegoro
a. Menyediakan informasi
ilmiah guna mendukung proses pembelajaran dan penelitian, serta pengabdian
kepada Masyarakat.
b. Menyediakan akses
informasi tanpa batas ruang dan waktu.
c. Meningkatkan kerjasama
jaringan informasi antar Perpustakaan.
C. Struktur
Organisasi
Struktur Organisasi
UPT Perpustakaan Undip terdiri dari:
1.
Kepala UPT Perpustakaan
Kepala UPT Perpustakaan, pimpinan
tertinggi dilingkungan Perpustakaan, memimpin seluruh kegiatanUPT Perpustakaan
dalam rangka memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
2.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha, bertugas memberikan pelayanan administrasi baik bagi staf maupun bagi
sivitas akademika yang meliputi surat menyurat, keuangan, perlengkapan dan
rumah tangga, dan pengelolaan data.
3.
Bidang Pengadaan Bahan Pustaka
Bidang ini bertugas
menyiapkan data untuk pengadaan koleksi bahan pustaka, meliputi seleksi dan
pengadaan, inventarisasi, dan pemeliharaan bahan pustaka.
4.
Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
Bidang ini bertugas
mengolah bahan pustaka dari awal hingga siap disajikan dan disebarluaskan.
Dalam pelaksanaan kegiatan meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan
penyelesaian.
5.
Bidang Pelayanan Perpustakaan
Bidang ini bertugas
memberikan pelayanan koleksi bahan pustaka khususnya buku yang meliputi
pelayanan sirkulasi, pelayanan buku tandon/deposit, dan pelayanan referensi.
6.
Bidang Pelayanan Dokumentasi dan Informasi
Bidang ini bertugas
memberikan pelayanan dokumentasi dan informasi kepada pengguna yang
membutuhkan, meliputi :pelayanan serial, pelayanan koleksi khusus, dan
pelayanan dokumentasi & bahan AVA.
7.
Bidang Kerjasama dan Publikasi Perpustakaan
Bidang ini bertugas dalam
pelaksanaan kegiatan meliputi publikasi dan kerjasama perpustakaan.
8.
Layanan Perpustakaan Fakultas/Lembaga
Layanan perpustakaan
Fakultas/Lembaga merupakan pelayanan perpustakaan di Fakultas maupun lembaga
yang ada di lingkungan Universitas Diponegoro.
9.
Kelompok Pustakawan
Kelompok Pustakawan,
merupakan Forum Komunikasi pustakawan di lingkungan Universitas Diponegoro.
BAB III
KEGIATAN LAPANGAN
A. Bidang
Pengolahan
Pengolahan bahan pustaka
adalah kegiatan yang diawali dengan penerimaan
bahan pustaka sampai bahan pustaka tersebut siap untuk didayagunakan oleh
pemustaka. Secara teknis, kegiatan ini meliputi: Pengecekan dan pengecapan,
klasifikasi, pengkatalogan, input data bibliografi, print out kelengkapan, dan
pemberian kelengkapan pada bahan pustaka, seperti barkode, kantong buku, kartu
buku, dan label.
Pengolahan yang kami
lakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang yaitu meliputi
inventarisasi yang meliputi pengecekan dan pengecapan sampai dengan pemberian
perlengkapan pada koleksi sampai koleksi siap dilayankan. Adapun
kegiatan-kegiatan yang kami lakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro
Semarang, khususnya pada bidang pengolahan adalah sebagai berikut:
1.
Mengecek
dan mencocokan bahan pustaka, meliputi judul, jumlah, harga, dan keadaan fisik.
2. Mengecap
bahan pustaka. Pengecapan ini meliputi cap pada halaman judul, inventaris,
punggung buku, dan halaman-halaman rahasia.
3. Mengecek
pada katalog online tentang bahan pustaka yang diadakan, apakah koleksi
tersebut baru dimiliki perpustakaan atau koleksi tersebut merupakan tambahan
dari koleksi yang telah dimiliki. Jika koleksi tersebut baru, maka selanjutnya
buku akan di klasifikasi dan diinput deskripsi bibliografinya untuk dibuatkan
katalog. Sedangkan untuk koleksi tambahan tidak perlu dilakukan klasifikasi
maupun pembuatan katalognya, yaitu hanya menambah keterangan eksemplar pada
katalog shelflistnya.
4.
Membuat deskripsi bibliografi dan
menentukan nomor klas pada bahan pustaka atau yang biasa disebut dengan proses
klasifikasi. Langkah awal yang kami lakukan
sebelum menentukan No. Kelas yaitu mencatat terlebih dahulu 8 daerah
bibliografis bahan pustaka kedalam T-Slip yang telah tersedia di UPT Perpustakaan Universitas
Diponegoro. Proses pengklasifikasian yang kami lakukan menggunakan pedoman DDC
dan Pedoman Tajuk Subjek.
5.
Input
deskripsi bibliografi pada sistem yang telah diterapkan pada UPT Perpustakaan
Undip.
6.
Mencetak
perlengkapan bahan pustaka seperti barkode, kantong buku, kartu buku, dan
label.
7. Menempel barkode, kantong buku, kartu
buku, lembar tanggal kembali, pita magnetik, dan penyampulan buku. Untuk barkod
di tempelkan pada halaman judul, sedangkan kartu buku dan kantong buku di
tempel pada halaman kosong yang biasanya ada dibagian terakhir buku, jika di
bagian akhir tidak ada halaman yang kosong maka kantong dan kartu buku ditempatkan
dibagian awal. Untuk pita magnetik sendiri ditempelkan pada halaman tengah
buku. Pemasangan pita magnetik sendiri tidak ada aturan bakunya, yang penting
pita magnetik dipasang pada halaman tengah-tengah buku agar tidak hilang, tidak
lepas, dan tidak terlihat oleh pemustaka.
B. Layanan
Informasi dan Loker
Kegiatan magang yang kami lakukan tidak
hanya pada bagian pengolahannya saja,
tetapi kami juga melakukan kegiatan magang pada bagian layanan yaitu pada layanan koleksi CSR serta layanan
informasi dan loker. Layanan informasi merupakan
salah satu bentuk kegiatan di perpustakaan Universitas Diponegoro yang mempunyai tugas untuk melayani
pengunjung atau tamu yang membutuhkan
informasi mengenai perpustakaan. Petugas dibagian layanan informasi bertugas untuk memberikan
informasi kepada pengunjung atau tamu yang
datang ke perpustakaan. Selain layanan informasi, di information desk kami juga melayani pengunjung yang
ingin menggunakan loker.
Sistem peminjaman lemari loker di perpustakaan
Universitas Diponegoro sudah menggunakan sistem yang terautomasi yaitu dengan
cara menscan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) atau kartu perpustakaan (untuk
mahasiswa angkatan 2009) beserta kartu lemari loker yang akan dipinjamkan. Akan
tetapi, pada pekerjaan ini kami mendapati beberapa kendala. Kendala-kendala
tersebut disebabkan karena sistem yang masih baru sehingga belum terprogram
dengan sempurna. Adapun kendala-kendala tersebut diantaranya :
1. Pada
bagian peminjaman kartu loker ada sebagian Kartu Tanda Mahasiswa yang tidak
terdaftar dikomputer ketika discan. Hal ini biasanya terjadi pada mahasiswa
program S2 karena data atau NIM mahasiswa tersebut masih terdaftar pada program
S1 sehingga program komputer tidak dapat menemukan NIM yang sesuai dengan KTM
pada program S2 ketika discan.
2. Untuk
bagian layanan informasi masih kurang mengenai petunjuk-petunjuk informasi.
Misalnya : mengenai bagian information desk atau loker tidak terdapat tulisan
sehingga pengunjung yang datang menjadi bingung apalagi posisi information desk
atau loker sudah dipindah.
C. Layanan
Internet di Pojok BNI dan Sampoerna Corner
Layanan internet di pojok BNI dan Sampoerna Corner
merupakan layanan yang ada diperpustakaan Universitas Diponegoro yang berupa
layanan WiFi atau hotspot dan juga menyediakan beberapa komputer yang sudah
tersambung ke internet untuk digunakan oleh mahasiswa. Apabila mahasiswa ingin
menggunakan komputer yang disediakan, mahasiswa dapat meninggalkan KTM di meja
petugas dan akan dikembalikan ketika mereka sudah selesai menggunakan komputer.
Pada layanan internet di pojok BNI dan Sampoerna
Corner tidak terdapat kendala yang begitu berarti, hanya saja pada beberapa
waktu signal WiFi/Hotspot di pojok BNI atau sampoerna corner terkadang
mengalami gangguan.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pelaksanaan magang di bagian pengolahan
UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro dapat disimpulkan bahwa:
1. Pengolahan
bahan pustaka meliputiinventarisasi (pengecekan dan pengecapan bahan pustaka),
klasifikasi, katalogisasi, dan pemberian perlengkapan bahan pustaka yaitu
kantong buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, penempelan barkode, dan
penyampulan buku.
2. Pengolahan
bahan pustaka dilakukan untuk mengolah buku agar buku siap dilayankan kepada
pemustaka. Dengan pengolahan tersebut maka pemustaka dapat mencari bahan
pustaka secara efektif dan efisien. Yaitu dengan bantuan katalog, baik katalog
manual maupun katalog online/OPAC (Online Public Access Catalogue).
3. Hampir
keseluruhan layanan yang disediakan di UPT Perpustakaan Undip sudah terotomasi,
mulai dari scann kartu pengunjung, peminjaman loker/tempat penitipan barang,
sistem pencarian bahan pustaka, sampai
dengan peminjaman bahan pemustaka.
B. Kendala
1. Dalam
proses klasifikasi khususnya dalam menentukan tajuk subjek. Untuk bahan pustaka
yang memiliki judul sangat kompleks atau berbeda dengan isi yang ada di dalam
buku tersebut, bagi kami masih kebingungan. Selain itu acuan atau pedoman tajuk
subjek sebagai alat bantu pustakawan di UPT Perpustakaan UNDIP yang digunakan
belum seragam, artinya tajuk subjek yang digunakan masih berbeda edisi meskipun
hampir memiliki kesamaan dengan edisi yang sebelumnya, ini juga akan
mempengaruhi pemberian nomor kelas/ klasifikasi buku tersebut.
2. Karena
di UPT Perpustakaan Undip sedang dilakukan rotasi, maka pustakawan yang telah
mendapatkan job desk baru belum terampil dengan job desk tersebut. Sehingga membutuhkan
waktu untuk beradaptasi dengan job desk masing-masing.
3. Sempitnya
ruangan untuk penempelan barcode, kartu, dan kantong buku yang terdapat
dibagian belakang dari ruang utama pengolahan yang didalamnya hanya berisi dua
meja kecil dan terdapat rak dibagian kiri dan kanan dari meja kerja,membuat
ruang terasa sempit.
4. Kurang
adanya perhatian dan penanganan khusus terhadap komputer-komputer yang
digunakan pustakawan karena sering eror atau bermasalah yang mempengaruhi kerja
pustakawan itu sendiri.
C. Saran
1. Untuk
bagian layanan informasi sebaiknya diberi petunjuk informasi agar pengunjung
yang datang tidak bingung. Misalnya : pada information desk diberi tulisan
information desk, dsb.
2. Pada
program komputer untuk layanan peminjaman loker sebaiknya program dibenahi
kembali, sehingga masalah mengenai NIM yang tidak terdaftar ketika discan dapat
diatasi.
3. Perlu
diadakan pendidikan pemakai bagi mahasiswa baru agar seluruh mahasiswa
mengetahui bagaimana mengoperasikan sistem yang disediakan di perpustakaan
serta dapat memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan.
4. Pada
bagian pengolahan, sebaiknya komputer yang digunakan pustakawan untuk mengecek
dan menginput buku dibenahi agar tidak menghambat pekerjaan pustakawan.
LAMPIRAN
JADWAL
KEGIATAN MAGANG
MAHASISWA
S1 ILMU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS
DIPONEGORO SEMARANG
TANGGAL
03 FEBRUARI – 28 FEBRUARI 2014
NO
|
HARI/ TANGGAL
|
KEGIATAN
|
PEMBIMBING
|
1
|
Senin, 03-02-2014
|
-
Loker
|
Bp. Kuswandi
|
2
|
Selasa, 04-02-2014
|
-
Loker
|
Bp. Kuswandi
|
3
|
Rabu, 05-02-2014
|
-
Loker
|
Bp. Kuswandi
|
4
|
Kamis, 06-02-2014
|
|
IbuIvana Permatasari
|
5
|
Jum’at, 07-02-2014
|
-
BNI/ Sampoerna
|
IbuIvana Permatasari
|
6
|
Senin, 10-02-2014
|
-
PemberianStempel
|
Ibu Ana Faridatunniswah
|
7
|
Selasa, 11-02-2014
|
-
PemberianStempel
|
Ibu Ana Faridatunniswah
|
8
|
Rabu, 12-02-2014
|
-
DeskripsiBibliografi
-
Klasifikasi
|
IbuYuniwatiYuventia&
Bp. Suntoyo
|
9
|
Kamis. 13-02-2014
|
-
PemberianStempel
|
Ibu Ana Faridatunniswah
|
10
|
Jum’at, 14-02-2014
|
-
PemberianStempel
|
Ibu Ana Faridatunniswah
|
11
|
Senin, 17-02-2014
|
-
Klasifikasi
|
IbuYuniwatiYuventia
Bp. Suntoyo
|
12
|
Selasa, 18-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
-
Tahap Finishing (penempelanbarkode, kantongbuku, pita magnetic,
danpenyampulan)
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
Bp. Sudarsono
|
13
|
Rabu, 19-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
|
14
|
Kamis, 20-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
-
Input Data Bibliografi
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
Bp. Eko Budiyanto
|
15
|
Jum’at, 21-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
|
16
|
Senin, 24-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Klasifikasi
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Suntoyo & Ibu Yuniwati Yuventia
|
17
|
Selasa, 25-02-2014
|
-
Klasifikasi
-
Pengecekan
|
IbuYuniwatiYuventia&
Bp. Suntoyo
Bp. Santoso
|
18
|
Rabu, 26-02-2014
|
-
Klasifikasi
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
|
Ibu Yuniwati Yuventia
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
|
19
|
Kamis, 27-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
-
Cetak Perlengkapan Buku (Kantong
buku, kartu buku, label, dan barkode)
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
Bp. Eko Budiyanto
|
20
|
Jum’at, 28-02-2014
|
-
PemberianStempel
-
Pengecekan
|
Ibu Ana Faridatunniswah
Bp. Santoso
|
.jpg)
