Contoh Laporan Magang di Perpustakaan Universitas

LAPORAN KEGIATAN MAGANG

DI BAGIAN PENGOLAHAN

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

Disusun Oleh:

Shoimatun (13040111120018)

Hastria Ningrum (13040111120006)

Agnesya F. Damanik (13040111130031)

JURUSAN S1 ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2014

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Pesatnya arus informasi di era globalisasi sekarang ini memang tidak dapat dipungkiri keberadaannya. Situasi yang demikian disebabkan karena perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh bidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih melalui penemuan-penemuan barunya yang terus-menerus bermunculan serta mempengaruhi pertumbuhan informasi, termasuk informasi ilmiah. Perkembangan ini terasa semakin cepat karena dipacu oleh adanya kemudahan dalam penyebarluasan informasi baik melalui media cetak dan non cetak maupun melalui jaringan internet dan komputer. Perpustakaan harus mampu beradaptasi dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk itu, selain memegang peranan penting dalam pembangunan nasional dan merupakan sarana penunjang dalam pendidikan. Perpustakaan sebagai pusat penyedia informasi dituntut untuk dapat memberikan layanan informasi yang relevan, cepat, dan tepat bagi pemustaka. Sehingga dibutuhkan tenaga yang ahli atau yang dikenal “pustakawan”. Pustakawan adalah orang yang  memahami seluk-beluk dunia Perpustakaan dan memiliki latar belakang pendidikan dalam bidang Ilmu Perpustakaan. Seorang pustakawan harus mampu mengelola perpustakaan, agar perpustakaan itu dapat dinilaibaik dan menarik minat pengunjung untuk bias memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan secara maksimal. 

Tidak hanya kepandaian, kecerdasan dan kemampuan saja yang harus dimiliki untuk bersaing di dunia kerja, namun pengalaman kerja juga menjadi faktor yang penting yang perlu diperhatikan ketika nantinya akan memasuki dunia kerja. Persaingan dalam dunia kerja yang semakin ketat dan meningkatnya kualitas lulusan dari setiap tahunnya membuat seseorang harus bias beradaptasi dengan lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, perlu adanya kegiatan magang agar mahasiswa siap dalam memasuki dunia kerja. Kegiatan magang ini adalah suatu bentuk pendidikan dengan cara memberikan pengalaman kerja bagi mahasiswa untuk berpartisipasi langsung dengan pekerjaan yang sesuai dengan disiplin ilmu yang ditempuhnya. Jadi, dengan adanya kegiatan magang ini akan menambah kemampuan mahasiswa untuk mengamati, mengkaji serta menilai antara teori dengan kenyataan yang terjadi di Perpustakaan yang  pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas managerial mahasiswa dalam mengamati permasalahan dan persoalan, baik dalam bentuk aplikasi teori maupun  kenyataan yang sebenarnya. Adanya kegiatan magang ini diharapkan mahasiswa dapat menjadi Pustakawan yang profesional.

B.     Tujuan dan Manfaat

1.      Memperoleh pengalaman nyata dalam melakukan pekerjaan khususnya di bagian pengolahan bahan pustaka.

2.      Mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dari bangku perkuliahan dengan menerapkannya dilapangan sebagai suatu sarana pembanding khususnya di bidang pengolahan bahan pustaka.

3.      Melatih kemampuan dan keterampilan fisik maupun mental Mahasiswa di tempat kerja.

4.      Memberikan pendidikan berupa etika kerja, disiplin, kerja keras, profesionalitas didalam dunia Perpustakaan.

C.     Waktu Pelaksanaaan

Magang ini dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang, mulai tanggal 03 Februari 2014 - 28 Februari 2014 selama 20 hari. Dilakukan pada hari kerja Senin - Jum’at dan mulai pukul 08.00 WIB – 12.00 WIB.

BAB II

GAMBARAN UMUM

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

A.    Sejarah UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro

Berdirinya UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro sudah dirintis sejak didirikannya Universitas Semarang yang akhirnya menjadi Universitas Diponegoro, adapun perkembangan UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro adalah sebagai berikut :

Pada tahun 1960 Perpustakaan berdiri dengan menempati ruangan di kampus Undip di Jl. MT Haryono, Semarang dengan jumlah koleksi ± 500 ekesemplar, terutama buku bidang hukum.

Pada tahun 1962Perpustakaan pindah ke kampus Pleburan dan menempati 1 (satu) ruangan di Fakultas Hukum.

Pada tahun 1970Perpustakaan dipindahkan di ruang yang agak memadai dengan luas ± 200m2 yang terdiri atas 3 (tiga) ruang.

Pada tahun 1979 menempati gedung Perpustakaan berlantai 3 dengan luas ± 3,000m2 yang diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Joeseop.

Pada tahun 1997Bersamaan dengan kepindahan kampus Undip dari Pleburan ke Kampus baru Tembalang, Perpustakaan berlokasi di kompleks Gedung Widya Puraya berlantai 5 (lima) dengan luas sekitar 6,125m2.

B.     Visi dan Misi

1.      Visi UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro

Visi dari UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro adalah “Menjadi pusat layanan sumber pembelajaran dan riset berbasis teknologi informasi”

2.      Misi UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro

a.       Menyediakan informasi ilmiah guna mendukung proses pembelajaran dan penelitian, serta pengabdian kepada Masyarakat.

b.      Menyediakan akses informasi tanpa batas ruang dan waktu.

c.       Meningkatkan kerjasama jaringan informasi antar Perpustakaan.

C.     Struktur Organisasi

Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Undip terdiri dari:

1.      Kepala UPT Perpustakaan

Kepala UPT Perpustakaan, pimpinan tertinggi dilingkungan Perpustakaan, memimpin seluruh kegiatanUPT Perpustakaan dalam rangka memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.      Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha, bertugas memberikan pelayanan administrasi baik bagi staf maupun bagi sivitas akademika yang meliputi surat menyurat, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga, dan pengelolaan data.

3.      Bidang Pengadaan Bahan Pustaka

Bidang ini bertugas menyiapkan data untuk pengadaan koleksi bahan pustaka, meliputi seleksi dan pengadaan, inventarisasi, dan pemeliharaan bahan pustaka.

4.      Bidang Pengolahan Bahan Pustaka

Bidang ini bertugas mengolah bahan pustaka dari awal hingga siap disajikan dan disebarluaskan. Dalam pelaksanaan kegiatan meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan penyelesaian.

5.      Bidang Pelayanan Perpustakaan

Bidang ini bertugas memberikan pelayanan koleksi bahan pustaka khususnya buku yang meliputi pelayanan sirkulasi, pelayanan buku tandon/deposit, dan pelayanan referensi.

6.      Bidang Pelayanan Dokumentasi dan Informasi

Bidang ini bertugas memberikan pelayanan dokumentasi dan informasi kepada pengguna yang membutuhkan, meliputi :pelayanan serial, pelayanan koleksi khusus, dan pelayanan dokumentasi & bahan AVA.

7.      Bidang Kerjasama dan Publikasi Perpustakaan

Bidang ini bertugas dalam pelaksanaan kegiatan meliputi publikasi dan kerjasama perpustakaan.

8.      Layanan Perpustakaan Fakultas/Lembaga

Layanan perpustakaan Fakultas/Lembaga merupakan pelayanan perpustakaan di Fakultas maupun lembaga yang ada di lingkungan Universitas Diponegoro.

9.      Kelompok Pustakawan

Kelompok Pustakawan, merupakan Forum Komunikasi pustakawan di lingkungan Universitas Diponegoro.

BAB III

KEGIATAN LAPANGAN

A.    Bidang Pengolahan

Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan yang diawali dengan penerimaan bahan pustaka sampai bahan pustaka tersebut siap untuk didayagunakan oleh pemustaka. Secara teknis, kegiatan ini meliputi: Pengecekan dan pengecapan, klasifikasi, pengkatalogan, input data bibliografi, print out kelengkapan, dan pemberian kelengkapan pada bahan pustaka, seperti barkode, kantong buku, kartu buku, dan label.

Pengolahan yang kami lakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang yaitu meliputi inventarisasi yang meliputi pengecekan dan pengecapan sampai dengan pemberian perlengkapan pada koleksi sampai koleksi siap dilayankan. Adapun kegiatan-kegiatan yang kami lakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang, khususnya pada bidang pengolahan adalah sebagai berikut:

1.      Mengecek dan mencocokan bahan pustaka, meliputi judul, jumlah, harga, dan keadaan fisik.

2.      Mengecap bahan pustaka. Pengecapan ini meliputi cap pada halaman judul, inventaris, punggung buku, dan halaman-halaman rahasia.

3.      Mengecek pada katalog online tentang bahan pustaka yang diadakan, apakah koleksi tersebut baru dimiliki perpustakaan atau koleksi tersebut merupakan tambahan dari koleksi yang telah dimiliki. Jika koleksi tersebut baru, maka selanjutnya buku akan di klasifikasi dan diinput deskripsi bibliografinya untuk dibuatkan katalog. Sedangkan untuk koleksi tambahan tidak perlu dilakukan klasifikasi maupun pembuatan katalognya, yaitu hanya menambah keterangan eksemplar pada katalog shelflistnya.

4.      Membuat deskripsi bibliografi dan menentukan nomor klas pada bahan pustaka atau yang biasa disebut dengan proses klasifikasi. Langkah awal yang kami lakukan sebelum menentukan No. Kelas yaitu mencatat terlebih dahulu 8 daerah bibliografis bahan pustaka kedalam T-Slip yang telah tersedia di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro. Proses pengklasifikasian yang kami lakukan menggunakan pedoman DDC dan Pedoman Tajuk Subjek.

5.      Input deskripsi bibliografi pada sistem yang telah diterapkan pada UPT Perpustakaan Undip.

6.      Mencetak perlengkapan bahan pustaka seperti barkode, kantong buku, kartu buku, dan label.

7.      Menempel barkode, kantong buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, pita magnetik, dan penyampulan buku. Untuk barkod di tempelkan pada halaman judul, sedangkan kartu buku dan kantong buku di tempel pada halaman kosong yang biasanya ada dibagian terakhir buku, jika di bagian akhir tidak ada halaman yang kosong maka kantong dan kartu buku ditempatkan dibagian awal. Untuk pita magnetik sendiri ditempelkan pada halaman tengah buku. Pemasangan pita magnetik sendiri tidak ada aturan bakunya, yang penting pita magnetik dipasang pada halaman tengah-tengah buku agar tidak hilang, tidak lepas, dan tidak terlihat oleh pemustaka.

B.     Layanan Informasi dan Loker

Kegiatan magang yang kami lakukan tidak hanya pada bagian pengolahannya saja, tetapi kami juga melakukan kegiatan magang pada bagian layanan yaitu pada            layanan koleksi CSR serta layanan informasi dan loker. Layanan informasi          merupakan salah satu bentuk kegiatan di perpustakaan Universitas Diponegoro          yang mempunyai tugas untuk melayani pengunjung atau tamu yang             membutuhkan informasi mengenai perpustakaan. Petugas dibagian layanan             informasi bertugas untuk memberikan informasi kepada pengunjung atau tamu yang datang ke perpustakaan. Selain layanan informasi, di information desk            kami juga melayani pengunjung yang ingin menggunakan loker.

Sistem peminjaman lemari loker di perpustakaan Universitas Diponegoro sudah menggunakan sistem yang terautomasi yaitu dengan cara menscan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) atau kartu perpustakaan (untuk mahasiswa angkatan 2009) beserta kartu lemari loker yang akan dipinjamkan. Akan tetapi, pada pekerjaan ini kami mendapati beberapa kendala. Kendala-kendala tersebut disebabkan karena sistem yang masih baru sehingga belum terprogram dengan sempurna. Adapun kendala-kendala tersebut diantaranya :

1.      Pada bagian peminjaman kartu loker ada sebagian Kartu Tanda Mahasiswa yang tidak terdaftar dikomputer ketika discan. Hal ini biasanya terjadi pada mahasiswa program S2 karena data atau NIM mahasiswa tersebut masih terdaftar pada program S1 sehingga program komputer tidak dapat menemukan NIM yang sesuai dengan KTM pada program S2 ketika discan.

2.      Untuk bagian layanan informasi masih kurang mengenai petunjuk-petunjuk informasi. Misalnya : mengenai bagian information desk atau loker tidak terdapat tulisan sehingga pengunjung yang datang menjadi bingung apalagi posisi information desk atau loker sudah dipindah.

C.     Layanan Internet di Pojok BNI dan Sampoerna Corner

Layanan internet di pojok BNI dan Sampoerna Corner merupakan layanan yang ada diperpustakaan Universitas Diponegoro yang berupa layanan WiFi atau hotspot dan juga menyediakan beberapa komputer yang sudah tersambung ke internet untuk digunakan oleh mahasiswa. Apabila mahasiswa ingin menggunakan komputer yang disediakan, mahasiswa dapat meninggalkan KTM di meja petugas dan akan dikembalikan ketika mereka sudah selesai menggunakan komputer.

Pada layanan internet di pojok BNI dan Sampoerna Corner tidak terdapat kendala yang begitu berarti, hanya saja pada beberapa waktu signal WiFi/Hotspot di pojok BNI atau sampoerna corner terkadang mengalami gangguan.

BAB IV

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Berdasarkan pelaksanaan magang di bagian pengolahan UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro dapat disimpulkan bahwa:

1.      Pengolahan bahan pustaka meliputiinventarisasi (pengecekan dan pengecapan bahan pustaka), klasifikasi, katalogisasi, dan pemberian perlengkapan bahan pustaka yaitu kantong buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, penempelan barkode, dan penyampulan buku.

2.      Pengolahan bahan pustaka dilakukan untuk mengolah buku agar buku siap dilayankan kepada pemustaka. Dengan pengolahan tersebut maka pemustaka dapat mencari bahan pustaka secara efektif dan efisien. Yaitu dengan bantuan katalog, baik katalog manual maupun katalog online/OPAC (Online Public Access Catalogue).

3.      Hampir keseluruhan layanan yang disediakan di UPT Perpustakaan Undip sudah terotomasi, mulai dari scann kartu pengunjung, peminjaman loker/tempat penitipan barang, sistem pencarian bahan pustaka,  sampai dengan peminjaman bahan pemustaka.

B.     Kendala

1.      Dalam proses klasifikasi khususnya dalam menentukan tajuk subjek. Untuk bahan pustaka yang memiliki judul sangat kompleks atau berbeda dengan isi yang ada di dalam buku tersebut, bagi kami masih kebingungan. Selain itu acuan atau pedoman tajuk subjek sebagai alat bantu pustakawan di UPT Perpustakaan UNDIP yang digunakan belum seragam, artinya tajuk subjek yang digunakan masih berbeda edisi meskipun hampir memiliki kesamaan dengan edisi yang sebelumnya, ini juga akan mempengaruhi pemberian nomor kelas/ klasifikasi buku tersebut.

2.      Karena di UPT Perpustakaan Undip sedang dilakukan rotasi, maka pustakawan yang telah mendapatkan job desk baru belum terampil dengan job desk tersebut. Sehingga membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan job desk masing-masing.

3.      Sempitnya ruangan untuk penempelan barcode, kartu, dan kantong buku yang terdapat dibagian belakang dari ruang utama pengolahan yang didalamnya hanya berisi dua meja kecil dan terdapat rak dibagian kiri dan kanan dari meja kerja,membuat ruang terasa sempit.

4.      Kurang adanya perhatian dan penanganan khusus terhadap komputer-komputer yang digunakan pustakawan karena sering eror atau bermasalah yang mempengaruhi kerja pustakawan itu sendiri.

C.     Saran

1.      Untuk bagian layanan informasi sebaiknya diberi petunjuk informasi agar pengunjung yang datang tidak bingung. Misalnya : pada information desk diberi tulisan information desk, dsb.

2.      Pada program komputer untuk layanan peminjaman loker sebaiknya program dibenahi kembali, sehingga masalah mengenai NIM yang tidak terdaftar ketika discan dapat diatasi.

3.      Perlu diadakan pendidikan pemakai bagi mahasiswa baru agar seluruh mahasiswa mengetahui bagaimana mengoperasikan sistem yang disediakan di perpustakaan serta dapat memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan.

4.      Pada bagian pengolahan, sebaiknya komputer yang digunakan pustakawan untuk mengecek dan menginput buku dibenahi agar tidak menghambat pekerjaan pustakawan.
LAMPIRAN

JADWAL KEGIATAN MAGANG

MAHASISWA S1 ILMU PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG

TANGGAL 03 FEBRUARI – 28 FEBRUARI 2014

NO	HARI/ TANGGAL	KEGIATAN	PEMBIMBING
1	Senin, 03-02-2014	-          Loker	Bp. Kuswandi
2	Selasa, 04-02-2014	-          Loker	Bp. Kuswandi
3	Rabu, 05-02-2014	-          Loker	Bp. Kuswandi
4	Kamis, 06-02-2014	-          BNI/ Sampoerna	IbuIvana Permatasari
5	Jum’at, 07-02-2014	-          BNI/ Sampoerna	IbuIvana Permatasari
6	Senin, 10-02-2014	-          PemberianStempel	Ibu Ana Faridatunniswah
7	Selasa, 11-02-2014	-          PemberianStempel	Ibu Ana Faridatunniswah
8	Rabu, 12-02-2014	-          DeskripsiBibliografi -          Klasifikasi	IbuYuniwatiYuventia& Bp. Suntoyo
9	Kamis. 13-02-2014	-          PemberianStempel	Ibu Ana Faridatunniswah
10	Jum’at, 14-02-2014	-          PemberianStempel	Ibu Ana Faridatunniswah
11	Senin, 17-02-2014	-          Klasifikasi	IbuYuniwatiYuventia Bp. Suntoyo
12	Selasa, 18-02-2014	-          PemberianStempel -          Pengecekan -          Tahap Finishing (penempelanbarkode, kantongbuku, pita magnetic, danpenyampulan)	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso Bp. Sudarsono
13	Rabu, 19-02-2014	-          PemberianStempel -          Pengecekan	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso
14	Kamis, 20-02-2014	-          PemberianStempel -          Pengecekan -          Input Data Bibliografi	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso Bp. Eko Budiyanto
15	Jum’at, 21-02-2014	-          PemberianStempel -          Pengecekan	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso
16	Senin, 24-02-2014	-          PemberianStempel -          Klasifikasi	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Suntoyo & Ibu Yuniwati Yuventia
17	Selasa, 25-02-2014	-          Klasifikasi -          Pengecekan	IbuYuniwatiYuventia& Bp. Suntoyo Bp. Santoso
18	Rabu, 26-02-2014	-          Klasifikasi -          PemberianStempel -          Pengecekan	Ibu Yuniwati Yuventia Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso
19	Kamis, 27-02-2014	-          PemberianStempel -          Pengecekan -          Cetak Perlengkapan Buku (Kantong buku, kartu buku, label, dan barkode)	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso Bp. Eko Budiyanto
20	Jum’at, 28-02-2014	-          PemberianStempel -          Pengecekan	Ibu Ana Faridatunniswah Bp. Santoso