KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP

Arsip merupakan alat komunikasi kedinasan, referensi dalam merumuskan kebijakan, dan alat bukti akuntabilitas penyelenggaraan negara yang pada saatnya nanti akan menjadi bahan pertanggungjawaban nasional. Sehingga perlu dilakukan klasifikasi keamanan dan akses arsip, hal ini bertujuan untuk memudahkan pencipta arsip dalam mengenali jenis-jenis arsip dan mengetahui ketersediaan arsip dengan cara mengelompokan arsip kedalam unit penemuan berdasarkan fungsi/kegiatan organisasi.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip ini ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Klasifikasi keamanan arsip merupakan pengkategorian/ penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik serta perorangan. Sedangkan, klasifikasi Akses Arsip adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

Pengamanan Arsip sendiri merupakan program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya. Dan tingkat klasifikasi keamanan arsip merupakan pengelompokkan arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan, apabila informasi yang terdapat didalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak. Adapun tingkatan klasifikasi keamanan arsip adalah sebagai berikut:

a.       Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa. 

b.      Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.

c.       Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

d.      Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

Akses dalam kearsipan memiliki arti  yang berbeda dengan kehidupan sehari-hari. Arti akses dalam kearsipan merupakan ketersediaan media arsip (file, skrip, naskah, ataupun media arsip lain) untuk dibaca atau digunakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip. Kemudahan dan kemampuan seorang arsiparis untuk menyajikan dan memberikan layanan arsip dan media arsip yang diminta oleh pengguna sangat diperlukan untuk memberikan layanan yang terbaik. Sehingga sangat disarankan untuk menata dan menyusun arsip dengan baik dan rapi. Akses kearsipan ini harus memenuhi standar dan menuruti tata cara serta Undang-Undang atau Hukum yang berlaku.

Akses kearsipan memiliki syarat-syarat sebagai berikut:

a.       Ketersediaan Arsip

b.      Memenuhi kaidah atau peraturan perundangan yang berlaku

c.       Ketersediaan sarana penemuan arsip

d.      Harus mempertimbangkan faktor keamanan arsip

e.       Pembatasan pada arsip yang tidak terbuka untuk umum

Dalam aksesibilitas, jenis arsip harus diperhatikan, yaitu arsip terbuka untuk umum dan arsip yang tidak terbuka untuk umum. Sehingga aksesibilitas harus memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku, tingkat kerahasiaan arsip, perlindungan terhadap privasi individu pada batasan-batasan yang dibuat, pencipta arsip tersebut, ketersediaan sarana penemuan kembali arsip tersebut, kondisi fisik arsip, dan tingkat keamanan arsip tersebut.

Akses ini terkait dengan pelayanan informasi kearsipan, apabila akses arsip dapat dilakukan dengan baik dan lancar maka pengguna akan merasa puas dengan layanan tersebut.

Bibliografi:

http://bctembilahan.beacukai.go.id/content/dokumen/20130805113806_Perka%20ANRI%20No%2019%20Tahun%202012%20tentang%20Ped.%20Penyusunan%20Klasifikasi%20Arsip.pdf diakses pada 05/11/2013

http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/klasifikasi-keamanan-dan-akses-arsip.html diakses pada tanggal 05/11/2013

http://www.bpadjogja.info/file/47b91ac2069a6603dfd458f61ae3af7e.pdf diakses pada tanggal 04/11/2013

Semoga bermanfaat ya... *_^